Hồ sơ hoàn công theo thông tư mới nhất

Việc lập Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng (thường gọi là hồ sơ hoàn công) được quy định chi tiết theo pháp luật hiện hành về xây dựng (cập nhật theo các quy định mới nhất như Nghị định về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình).

PHẦN I: HỒ SƠ PHÁP LÝ VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ

Nhóm tài liệu này chứng minh công trình được triển khai tuân thủ đúng quy định pháp luật, quy hoạch và có đủ điều kiện pháp lý khởi công, xây dựng:

1. Quyết định phê duyệt dự án đầu tư hoặc Báo cáo kinh tế kỹ thuật (nếu có).
2. Giấy phép xây dựng (đối với các công trình thuộc diện phải có giấy phép) hoặc tài liệu chứng minh thuộc trường hợp được miễn giấy phép xây dựng theo quy định.
3. Hợp đồng xây dựng giữa Chủ đầu tư với các nhà thầu (tư vấn khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, giám sát thi công,...).
4. Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực hoạt động xây dựng của các nhà thầu (chứng chỉ hành nghề, năng lực pháp nhân,...).
5. Quyết định chỉ định thầu hoặc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

PHẦN II: HỒ SƠ KHẢO SÁT VÀ THIẾT KẾ XÂY DỰNG

Đây là cơ sở kỹ thuật gốc để đối chiếu với hiện trạng thực tế công trình sau khi hoàn thành:

1. Hồ sơ khảo sát xây dựng: Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng và văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát.

2. Hồ sơ thiết kế xây dựng công trình:

   • Quyết định phê duyệt thiết kế bản vẽ thi công kèm theo hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt.
   • Các văn bản thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị chuyên môn.
   • Chỉ dẫn kỹ thuật của công trình.
3. Các văn bản điều chỉnh, thay đổi thiết kế (nếu phát sinh trong quá trình thi công) đã được người có thẩm quyền chấp thuận.

PHẦN III: HỒ SƠ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THI CÔNG XÂY DỰNG

Nhóm tài liệu này ghi nhận quá trình thi công thực tế tại hiện trường:

1. Nhật ký thi công xây dựng của nhà thầu và Nhật ký giám sát của tư vấn giám sát.

2. Hồ sơ kiểm tra vật liệu, sản phẩm, cấu kiện và thiết bị đầu vào:

   • Chứng chỉ chất lượng, chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy.
   • Kết quả thí nghiệm kiểm tra chất lượng vật liệu (thép, bê tông, gạch, cát,...) theo từng lô hàng thực tế trên công trường.
3. Kết quả thí nghiệm kiểm tra, thử nghiệm hiện trường: Thí nghiệm nén tĩnh cọc, thử kín đường ống, kiểm tra độ chặt nền đất, thí nghiệm mối hàn,... (tùy thuộc vào đặc thù chuyên môn của công trình).
4. Hồ sơ kiểm định chất lượng hoặc thí nghiệm đặc biệt (trong trường hợp pháp luật yêu cầu hoặc có phát sinh nghi ngờ về chất lượng).

PHẦN IV: BẢN VẼ HOÀN CÔNG

• Yêu cầu kỹ thuật: Thể hiện chính xác kích thước, vị trí, cao độ, vật liệu và thiết bị thực tế đã được thi công so với thiết kế ban đầu.
• Trường hợp không có sai số hoặc nằm trong sai số cho phép: Bản vẽ thi công được chụp (photocopy) lại, trên đó ghi chú rõ các thông số thực tế và được các bên liên quan (Chủ đầu tư, Nhà thầu thi công, Tư vấn giám sát) đóng dấu, ký xác nhận.
• Mẫu dấu bản vẽ hoàn công: Sử dụng đúng mẫu dấu quy định hiện hành (ví dụ theo các phụ lục hướng dẫn thi hành Luật Xây dựng) đóng ở góc bản vẽ, ghi rõ họ tên, chữ ký của người lập, kỹ thuật thi công và tư vấn giám sát trưởng.

PHẦN V: CÁC BIÊN BẢN NGHIỆM THU TRONG QUÁ TRÌNH THI CÔNG

Hệ thống các biên bản được lập tuần tự từ móng đến mái và hoàn thiện:

1. Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng (nghiệm thu từng công việc ẩn giấu, từng hạng mục chi tiết trước khi chuyển bước thi công tiếp theo).
2. Biên bản nghiệm thu bộ phận công trình hoặc giai đoạn thi công xây dựng (nếu có chia giai đoạn).
3. Biên bản nghiệm thu thiết bị trước khi lắp đặt và sau khi lắp đặt chạy thử không tải/có tải.

PHẦN VI: HỒ SƠ NGHIỆM THU HOÀN THÀNH ĐƯA CÔNG TRÌNH VÀO SỬ DỤNG

1. Các văn bản thỏa thuận, chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (tùy theo quy mô và tính chất công trình):

   • Văn bản thẩm duyệt và nghiệm thu về Phòng cháy chữa cháy (PCCC).
   • Giấy phép/văn bản xác nhận về Bảo vệ môi trường.
   • Văn bản chấp thuận đấu nối hạ tầng kỹ thuật (giao thông, cấp thoát nước, điện lực,...).
2. Báo cáo kết quả hoàn thành thi công xây dựng công trình của chủ đầu tư.
3. Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng để đưa vào sử dụng (có đầy đủ chữ ký của đại diện Chủ đầu tư, đơn vị tư vấn thiết kế, nhà thầu thi công, đại diện cơ quan kiểm tra nhà nước về công tác nghiệm thu nếu thuộc diện phải kiểm tra).
4. Quy trình vận hành, khai thác công trình (nếu có); Hồ sơ hướng dẫn bảo trì công trình.
5. Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi nghiệm thu và biên bản xác nhận đã hoàn thành khắc phục.

LƯU Ý KHI LẬP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ:

• Ngôn ngữ: Hồ sơ phải được lập bằng tiếng Việt (trường hợp có yếu tố nước ngoài thì thỏa thuận thêm tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác).
• Tính đồng bộ: Ngày tháng trên nhật ký thi công, chứng chỉ vật liệu, phiếu thí nghiệm và các biên bản nghiệm thu phải khớp nhau về mặt thời gian thực tế triển khai trên công trường.
• Lưu trữ điện tử: Theo quy định mới, hồ sơ hoàn thành công trình cần được lưu trữ cả bằng bản gốc (giấy) và bản sao điện tử theo hệ thống quản lý thủ tục hành chính/cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng (nếu thuộc diện bắt buộc cập nhật).