Quy định mới nhất về hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất hiện nay

     Khi mua bán nhà đất, công chứng hợp đồng là bước quan trọng nhằm hoàn thiện giao dịch và làm cơ sở thực hiện các thủ tục tiếp theo. Từ ngày 01/07/2025, Luật Công chứng 2024 có hiệu lực với một số thay đổi về hồ sơ và thủ tục công chứng. Vì vậy, người mua và người bán cần cập nhật giấy tờ cần chuẩn bị để tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất gồm những gì?

     Theo quy định hiện hành, hồ sơ yêu cầu công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn gồm các nhóm giấy tờ cơ bản sau:

Dự thảo hợp đồng mua bán nhà đất

     Nếu các bên đã chuẩn bị hợp đồng, có thể nộp dự thảo giao dịch cho tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra nội dung và hướng dẫn điều chỉnh nếu phát hiện nội dung chưa phù hợp với quy định pháp luật.

Giấy tờ tùy thân của các bên

     Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị bản sao giấy tờ tùy thân, gồm thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ khác dùng để xác định nhân thân theo quy định. Tùy từng trường hợp, công chứng viên có thể cần kiểm tra thêm thông tin liên quan đến tình trạng hôn nhân hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến tài sản.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản

     Đây là nhóm giấy tờ quan trọng trong hồ sơ mua bán nhà đất. Người bán cần cung cấp bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy tờ hợp pháp khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

     Nếu tài sản thuộc trường hợp có bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản thì các giấy tờ này cũng có thể được sử dụng theo quy định.

Các giấy tờ khác liên quan đến giao dịch

     Tùy đặc điểm của từng hồ sơ, người yêu cầu công chứng có thể phải cung cấp thêm những giấy tờ mà pháp luật quy định phải có. Chẳng hạn, hồ sơ có thể phát sinh giấy tờ liên quan đến tài sản chung, đại diện, ủy quyền hoặc tình trạng pháp lý của nhà đất.

     Luật Công chứng 2024 cũng cho phép tổ chức hành nghề công chứng khai thác một số thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu khác theo quy định. Trong trường hợp thông tin đã được khai thác, người yêu cầu công chứng có thể không phải nộp lại một số giấy tờ tương ứng nhưng phải thực hiện nghĩa vụ phí khai thác dữ liệu theo quy định.

Điểm mới về hồ sơ công chứng từ ngày 01/07/2025

     Một thay đổi đáng chú ý là hồ sơ công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn không còn quy định “Phiếu yêu cầu công chứng” như trước. Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ tập trung vào dự thảo giao dịch và các giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản cùng giấy tờ liên quan theo từng trường hợp.

     Ngoài ra, nếu người dân không tự chuẩn bị hợp đồng, có thể yêu cầu công chứng viên soạn thảo giao dịch. Khi đó, hồ sơ vẫn cần các giấy tờ về nhân thân, tài sản và giấy tờ liên quan theo quy định.

Cần lưu ý gì khi chuẩn bị hồ sơ công chứng?

     Để quá trình công chứng thuận lợi hơn, người mua và người bán nên:

• Kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận và đối chiếu với thực tế nhà đất.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân của những người tham gia giao dịch.
• Xác định tình trạng hôn nhân và quyền sở hữu, sử dụng đối với tài sản.
• Kiểm tra các thông tin liên quan đến hạn chế quyền chuyển nhượng nếu có.
• Trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng về thành phần hồ sơ đối với trường hợp đặc biệt.

Hồ sơ thực tế có thể khác nhau tùy loại tài sản, chủ thể giao dịch và tình trạng pháp lý. Vì vậy, không nên áp dụng một danh sách giấy tờ cố định cho mọi giao dịch mua bán nhà đất.

Kết luận

     Quy định về hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán nhà đất hiện nay đã có một số thay đổi kể từ ngày 01/07/2025, đặc biệt là thành phần hồ sơ theo Luật Công chứng 2024. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ về nhân thân, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và các giấy tờ liên quan giúp hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ trong quá trình công chứng.

     Nếu hồ sơ nhà đất có vấn đề về hiện trạng, diện tích, ranh giới hoặc cần bổ sung bản vẽ phục vụ giao dịch, người dân nên kiểm tra và hoàn thiện trước khi thực hiện các bước tiếp theo.