Giấy tờ cần thiết khi công chứng giao dịch BĐS thuộc sở hữu doanh nghiệp

     Khi doanh nghiệp bán hoặc chuyển nhượng bất động sản, hồ sơ công chứng thường cần nhiều nhóm giấy tờ hơn giao dịch của cá nhân. Ngoài giấy tờ về nhà đất, doanh nghiệp còn phải chứng minh tư cách pháp nhân, người có thẩm quyền ký kết và quyết định nội bộ liên quan đến giao dịch.

Hồ sơ công chứng giao dịch BĐS của doanh nghiệp gồm những gì?

Giấy tờ pháp lý của bất động sản

     Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản chính Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quyền đối với tài sản. Nếu quyền sở hữu, quyền sử dụng có liên quan đến bản án, quyết định của Tòa án hoặc văn bản của cơ quan nhà nước, các giấy tờ này cũng cần được cung cấp khi thuộc trường hợp liên quan đến giao dịch.

     Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra tình trạng thế chấp, tranh chấp, kê biên và các hạn chế về quyền sử dụng đất. Luật Đất đai 2024 quy định việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải đáp ứng các điều kiện tương ứng theo từng trường hợp.

Giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân

     Hồ sơ cần thể hiện doanh nghiệp là chủ thể thực hiện giao dịch. Một số giấy tờ thường được yêu cầu gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty đang áp dụng.
• CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ của người ký.
• Giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện hoặc người được ủy quyền.

     Tổ chức hành nghề công chứng có thể yêu cầu thêm giấy tờ để xác định tư cách và thẩm quyền của người tham gia ký kết.

Quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp

     Đây là nhóm giấy tờ cần đặc biệt lưu ý khi giao dịch thuộc sở hữu công ty. Tùy loại hình doanh nghiệp và điều lệ, việc bán hoặc chuyển nhượng bất động sản có thể cần nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty.

     Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra điều lệ và quy định nội bộ để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giao dịch. Không nên mặc định mọi giao dịch đều chỉ cần chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Văn bản ủy quyền nếu người đại diện không trực tiếp ký

     Nếu người có thẩm quyền không trực tiếp tham gia công chứng, doanh nghiệp cần chuẩn bị văn bản ủy quyền hợp lệ cho người được cử ký hợp đồng. Nội dung ủy quyền nên xác định rõ phạm vi công việc, thông tin bất động sản, quyền ký kết và các công việc được thực hiện trong quá trình giao dịch. Người được ủy quyền cũng cần xuất trình giấy tờ tùy thân và các tài liệu chứng minh quyền đại diện khi tổ chức công chứng yêu cầu.

Dự thảo hợp đồng và phiếu yêu cầu công chứng

     Doanh nghiệp có thể chuẩn bị dự thảo hợp đồng chuyển nhượng, mua bán hoặc giao dịch khác liên quan đến bất động sản. Hồ sơ công chứng cũng có phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu và các giấy tờ liên quan đến giao dịch. Theo quy định về hồ sơ công chứng, các giấy tờ liên quan đến tài sản và chủ thể giao dịch là cơ sở để công chứng viên kiểm tra trước khi thực hiện công chứng.

Kiểm tra hồ sơ trước ngày ký

     Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi đặt lịch công chứng. Đặc biệt cần đối chiếu tên công ty, mã số doanh nghiệp, người đại diện, thông tin trên Giấy chứng nhận và thông tin bất động sản trong dự thảo hợp đồng.

     Nếu có thay đổi về người đại diện, địa chỉ doanh nghiệp, tình trạng pháp lý của tài sản hoặc người được ủy quyền, cần cập nhật giấy tờ trước khi ký.

     Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp hạn chế tình trạng phải bổ sung giấy tờ hoặc thay đổi nội dung hợp đồng ngay tại thời điểm công chứng. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc cơ cấu pháp lý phức tạp, doanh nghiệp nên rà soát thẩm quyền ký và tình trạng pháp lý của bất động sản trước khi tiến hành giao dịch.